Sjekkliste - Overlapp mellom styrer

Disponent og tilgang til nettbank må endres, slik at det alltid er en (eller flere) som faktisk er aktiv i foreningen som har tilgang. Normalt sett finner man en oversikt over hvordan dette gjøres i nettbanken, men er dere usikker så ta kontakt med banken så bistår de dere i jobben med å få oppdatert informasjonen.

MERK! Normalt sett må endringer i styret være oppdatert i brreg, før banken vil godta endringer av tilganger i bank.

Har foreningen tilgang på egne kontorer må disse ryddes, og tilganger må gis.

Er disse kontorene i studentgangen ved Bodega må dere ta kontakt med studentparlamentet for å få nøkler og tilgang. Er kontorene på andre steder på campus/studiested må dere kontakte driftsavdelingen eller servicetorg for å ordne med overføring av nøkler osv.

Innloggingsinformasjon til alt av sosiale medier og eventuelle nettsider må man ikke glemme. Når det nye styret får tilgang til disse bør passordene endres på slik at man vet at kun de som skal ha tilgang, har tilgang.

Vi vil også anbefale alle foreninger å ha en plattform der alt av viktige dokumenter lagres. Man kan for eksempel opprette en egen teams, dropbox, eller google konto for foreningen der alle styremedlemmer får tilgang slik at man han arbeidsdokument og slikt lett tilgjengelig og sørge for at alt tilknyttet til foreningen er lagret på samme plass.

Sjekk at informasjonen som står om foreningen i vår foreningsoversikt er korrekt.

Om foreningen ikke ligger inne i oversikten sender dere studentliv en e-post (studentliv@samskipnaden.no) så skal vi få lagt dere inn.

Selv om de som er nyvalgt til styret høyst sannsynlig har noe kjennskap til foreningen er det viktig at de får en gjennomgang av viktige dokumenter tilknyttet til foreningen, slik at de alltid er oppdatert på retningslinjer, formål og ikke minst planlagt arbeid.

Husk at det er viktig at disse lagres på en slik måte at de er lett å finne tak i når man har behov for det.

Dokumenter som bør gjennomgås:

• Vedtekter
• Vedtatt budsjett
  
• Regnskap
• Eventuell årsrapport
• Interne møtedokumenter (referater, medlemsmøter osv.)

Det styret er som er organisasjonens nest høyeste myndighet og ansvarlig for organisasjonens drift mellom årsmøtene. Styrets oppgaver varierer ut i fra hvilken type forening dere er, men det vil alltid forventes mer av et styremedlem enn av et vanlig medlem.

Tidlig i en styreperiode vil vi anbefale å alltid diskutere hvilken forventninger som stilles til styrearbeidet og perioden fremover. Når alle kjenner hverandres forventninger vil det være lettere å ta hensyn til hverandre og etablere et godt samarbeid.

Styremedlemmenes roller defineres og formes av arbeidsfordeling og form, samt hva man ønsker å oppnå i styreperioden. Derfor er det viktig å bruke tid på forventningsavklaring og rolleforståelser slik at alle føler seg trygg på at de kan gjøre en god jobb.

Spørsmål som kan være lurt å stille til avtroppende styre:

• Hvor mye tid ble satt av til styrearbeid og ville de gjort noen endringer på dette?
• Hvilke forventninger hadde avtroppende styre til foreningen?
• Hvilken metoder for internkommunikasjon ble brukt?
• Hvilke mål satte de seg og hva oppnådde de?
• Hvilke prioriteringer satte styret seg for sin periode og fikk de gjennomført det de ønsket?
• Er det noe som funket veldig bra i det avtroppende styret som vi burde videreføre?

Arbeidsbeskrivelsene som forhåpentligvis er utarbeidet for de ulike rollene i styret vil gi en pekepinn på definerte arbeidsoppgaver som er faste, men i korte trekk må dere ha disse under kontroll:

• Lede foreningens virksomhet
• Arrangere sosiale samlinger, aktiviteter, møter osv.
• Oppbevare viktige dokumenter som søknader, referater osv. slik at det er mulig å gå tilbake å se hva tidligere styrer har gjennomført og gjort
• Oversikt og ansvar for foreningens økonomi
• Opprettholde god informasjonsflyt ut til foreningens medlemmer
• Rekruttering av nye medlemmer

Styrets øverste ansvar er å holde kontroll på det administrative, og en fin måte å jobbe på er at styremedlemmene deler oppgaver mellom seg på styremøter, for så å eventuelt finne medlemmer av foreningen som bistår inn i oppgavene. Dette kan fint gjøres for eksempel når det planlegges og avholdes arrangement.

Selv om styret står som øverste ansvarlig for aktiviteten i foreningen, så kan man altså spille ball med øvrige medlemmene av foreningen for å opprettholde driften, og som medlem setter man som oftest pris på å bli tatt inn i arbeidet med foreningen.

Bli tidlig enig dere i mellom hvilke kommunikasjonsplattform dere ønsker å bruke for internkommunikasjon og ikke forvent at alle har eller ønsker å bruke sosiale medier. Å For eksempel bruke en Facebook chat til å ta stilling til viktige avgjørelser eller lagring av informasjon kan fort skape kaos, fordi det ikke finnes noen enkle måter å finne tilbake til informasjon lagret i chatten.

Vi vil anbefale å bruke plattformer som dere allerede bruker på en daglig basis. Dere kan for eksempel lage et eget microsoft teams til foreningen som hele styret får tilgang til slik at dere enkelt både kan kommunisere med hverandre og lagre både referater og andre viktige dokumenter. Uansett hvilke plattformer dere velger, må disse brukes aktivt slik at alle i styret til en hver tid er informert om hva som rører seg i foreningen.