Overlapp mellom avtroppende og påtroppende styre.
Når nye personer trer inn i styreverv, ser vi ofte at viktig informasjon ikke blir overført fra tidligere styremedlemmer. Dette kan føre til at det nye styret må bruke unødvendig tid på å skaffe tilganger og finne fram til rutiner som burde vært tilgjengelige fra start.
For å gjøre overgangen enklere har vi laget en oversikt som kan hjelpe dere med en god og effektiv overlevering mellom styrene.
Dersom foreningen har eget organisasjonsnummer – noe vi anbefaler alle foreninger å ha – må informasjon om styret oppdateres i Brønnøysundregistrene (brreg) når det skjer endringer.
Oppdateringen gjøres gjennom en samordnet registermelding i Altinn. Før dere logger inn, bør dere ha følgende klart:
🔸Signert årsmøteprotokoll som viser hvem som er valgt inn i styret
🔸Navn og fødselsnummer på alle nye styremedlemmer
🔸Navn og fødselsnummer på kontaktperson, vanligvis styreleder
Her kan dere lese hvordan dere går frem for å oppdatere informasjonen.
Når et nytt styre tiltrer, må både disponenter og tilgang til nettbanken oppdateres. Det er viktig at det alltid er personer som faktisk er aktive i foreningen som har tilgang til foreningens bankkonto. De fleste banker har informasjon i nettbanken om hvordan dette gjøres, men dersom dere er usikre, anbefaler vi å ta kontakt med banken for veiledning.
Merk:
De fleste banker krever at endringer i styret først er oppdatert i brreg
før de godkjenner nye disponenter eller tilgangsendringer i nettbanken. Dette bør derfor gjøres i riktig rekkefølge for å unngå forsinkelser.
Har foreningen tilgang på egne kontorer må disse ryddes, og tilganger må gis.
Er disse kontorene i studentgangen ved Bodega må dere ta kontakt med studentparlamentet for å få nøkler og tilgang. Er kontorene på andre steder på campus/studiested må dere kontakte driftsavdelingen eller servicetorg for å ordne med overføring av nøkler osv.
Husk å overføre og oppdatere innloggingsinformasjon til alle digitale plattformer foreningen bruker – som sosiale medier, e-postkontoer og eventuelle nettsider. Når nytt styre har fått tilgang, bør passord endres slik at bare de som faktisk skal ha tilgang, har det.
Vi anbefaler at alle foreninger bruker en felles plattform for lagring av viktige dokumenter. Her kan dere samle:
🔸årsmøteprotokoller
🔸vedtekter
🔸budsjetter og regnskap
🔸tilgangsinformasjon
🔸andre relevante dokumenter
Det kan for eksempel opprettes en egen Teams-, Dropbox- eller Google-konto for foreningen, der alle styremedlemmer får tilgang. Dette gjør det enklere å samarbeide, holde oversikt og sikre at viktig informasjon ikke blir borte når styret skiftes ut.
Sjekk at informasjonen som står om foreningen i vår foreningsoversikt er korrekt.
Om dere ønsker å legge til eller endre noe tar dere kontakt med studentliv@samskipnaden.no
Gå inn i foreningsoversikten og fyll ut skjemaet +legg til studentforening om dere ikke ligger ute på vår nettside. Dette er en gylden mulighet til å synliggjøre dere for potensielle nye medlemmer.
Selv om de som er nyvalgt til styret høyst sannsynlig har noe kjennskap til foreningen er det viktig at de får en gjennomgang av viktige dokumenter tilknyttet til foreningen, slik at de alltid er oppdatert på retningslinjer, formål og ikke minst planlagt arbeid.
Husk at det er viktig at disse lagres på en slik måte at de er lett å finne tak i når man har behov for det.
Dokumenter som bør gjennomgås:
🔸vedtekter
🔸vedtatt budsjett
🔸regnskap
🔸eventuell årsrapport
🔸interne møtedokumenter (referater, medlemsmøter osv.)
Det er viktig å gjennomgå interne roller i styret og avklare forventninger i overlappen mellom gamle og nye styremedlemmer. Dette sikrer at nye styremedlemmer har realistiske forventninger til sine oppgaver og ansvarsområder.
Alle verv i styret bør ha arbeidsbeskrivelser som tydelig forklarer hvilke oppgaver og ansvar de ulike rollene har. En grundig gjennomgang mellom avtroppende og påtroppende styremedlemmer er den beste måten å sikre god kompetanseoverføring på.
Hvis styret deres ikke allerede har slike arbeidsbeskrivelser, anbefaler vi å lage dem. De fungerer som et praktisk verktøy for arbeidsfordeling og som referanse ved rekruttering av nytt styre. Dersom dere ønsker hjelp med å utarbeide arbeidsbeskrivelser, kan dere kontakte oss.
Det styret er som er organisasjonens nest høyeste myndighet og ansvarlig for organisasjonens drift mellom årsmøtene. Styrets oppgaver varierer ut i fra hvilken type forening dere er, men det vil alltid forventes mer av et styremedlem enn av et vanlig medlem.
Tidlig i en styreperiode vil vi anbefale å alltid diskutere hvilken forventninger som stilles til styrearbeidet og perioden fremover. Når alle kjenner hverandres forventninger vil det være lettere å ta hensyn til hverandre og etablere et godt samarbeid.
Styremedlemmenes roller defineres og formes av arbeidsfordeling og form, samt hva man ønsker å oppnå i styreperioden. Derfor er det viktig å bruke tid på forventningsavklaring og rolleforståelser slik at alle føler seg trygg på at de kan gjøre en god jobb.
Spørsmål som kan være lurt å stille til avtroppende styre:
🔸Hvor mye tid ble satt av til styrearbeid og ville de gjort noen endringer på dette?
🔸Hvilke forventninger hadde avtroppende styre til foreningen?
🔸Hvilken metoder for internkommunikasjon ble brukt?
🔸Hvilke mål satte de seg og hva oppnådde de?
🔸Hvilke prioriteringer satte styret seg for sin periode og fikk de gjennomført det de ønsket?
🔸Er det noe som funket veldig bra i det avtroppende styret som vi burde videreføre?
Arbeidsbeskrivelsene som forhåpentligvis er utarbeidet for de ulike rollene i styret vil gi en pekepinn på definerte arbeidsoppgaver som er faste, men i korte trekk må dere ha disse under kontroll:
🔸Lede foreningens virksomhet
🔸Arrangere sosiale samlinger, aktiviteter, møter osv.
🔸Oppbevare viktige dokumenter som søknader, referater osv. slik at det er mulig å gå tilbake å se hva tidligere styrer har gjennomført og gjort
🔸Oversikt og ansvar for foreningens økonomi
🔸Opprettholde god informasjonsflyt ut til foreningens medlemmer
🔸Rekruttering av nye medlemmer
Styrets øverste ansvar er å holde kontroll på det administrative, og en fin måte å jobbe på er at styremedlemmene deler oppgaver mellom seg på styremøter, for så å eventuelt finne medlemmer av foreningen som bistår inn i oppgavene. Dette kan fint gjøres for eksempel når det planlegges og avholdes arrangement.
Selv om styret står som øverste ansvarlig for aktiviteten i foreningen, så kan man altså spille ball med øvrige medlemmene av foreningen for å opprettholde driften, og som medlem setter man som oftest pris på å bli tatt inn i arbeidet med foreningen.
Bli tidlig enige om hvilke plattformer dere vil bruke for internkommunikasjon. Ikke alle foretrekker eller har tilgang til sosiale medier, og bruk av for eksempel Facebook-chat til viktige avgjørelser eller dokumentlagring kan fort bli uoversiktlig.
Vi anbefaler å bruke plattformer som dere allerede er komfortable med i hverdagen. For eksempel kan dere opprette et Microsoft Teams-rom for foreningen, hvor hele styret har tilgang til både kommunikasjon og lagring av referater, dokumenter og annen viktig informasjon.
Uansett hvilken plattform dere velger, må den brukes aktivt, slik at alle styremedlemmer til enhver tid er oppdatert på hva som skjer i foreningen.
Oppdatert 16.12.2025
Til toppen
