Daglig drift av foreningen

Dere har både et felles - og et individuelt ansvar for oppgavene tilknyttet deres eget verv og derfor er det viktig å stille forberedt på styremøtene, og ha oversikt over hverandres arbeidsoppgaver, slik at dere kan jobbe sammen mot et felles mål.

🔸Lede foreningens virksomhet
🔸Arrangere sosiale samlinger, aktiviteter, møter osv.
🔸Oppbevare viktige dokumenter som søknader, referater osv.
🔸Oversikt og ansvar for foreningens økonomi
🔸Opprettholde god informasjonsflyt ut til foreningens medlemmer

Det er også viktig å bli enig om hvordan øvrige foreningsmedlemmer skal involveres både i planleggingen av aktiviteter og utførelsen av dem.

Fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver bør diskuteres på alle styremøter slik at alle til enhver tid er oppdatert på hvem som gjør hva, samt at man kan diskutere hvordan best løse oppgavene man har foran seg.

Vi vil anbefale alle foreninger å utarbeide et årshjul der både aktiviteter og arrangement blir lagt inn, men også viktige datoer som for eksempel søknadsfrist på driftsmidler.

De mest vanlige styrevervene:

Som leder bør man kjenne foreningen og forstå dens behov. Styreleders oppgaver er å lede styrets arbeid, etablere mål og motivere styret og de øvrige medlemmene i foreningen.

Leder bør ha et koordineringsansvar ovenfor resten av styremedlemmene og har også som regel det overordnede ansvaret for hvordan foreningen oppfattes utad. Det er derfor viktig å avklare forventninger, mål, og hvordan man samarbeider tidlig.

Ansvarsområder som ofte tilfaller leder:
🔸Kalle inn til styremøter og har jevnlig kontakt med medlemmene.
🔸Sørger for at styret arbeider med sakene som årsmøtet har vedtatt
🔸Kontaktperson for foreningen
🔸Fordeler oppgaver mellom styremedlemmene
🔸Skaper entusiasme og gir konstruktive tilbakemeldinger
🔸Ansvarlig for viktige dokumenter i foreninger

🔸Er lederens nærmeste støttespiller
🔸Stepper inn for leder dersom personen er fraværende
🔸Bør ha god kontroll på hva som foregår til enhver tid
🔸Følger opp og inspirerer styremedlemmene
🔸Kaospiloten i styret – kan gjøre det meste ved behov

🔸Skriver referat fra møter og har god kontroll på planene som er lagt
🔸Skriver årsmelding/årsrapport i samarbeid med leder
🔸Har kontroll både på foreningens e-post i samarbeid med leder og viktige dokumenter som medlemsregister, søknader osv.

🔸Ansvarlig for økonomi og ikke minst at budsjett overholdes
🔸Skal føre regnskap og gjennomføre utbetalinger.
🔸Lager forslag til budsjett i samarbeid med styret
🔸Presentere status på økonomien, helst på hvert styremøte
🔸Tar vare på alle kvitteringer og arkiverer de på en god måte

Et styremedlem kan være så mangt. Dette kan være medlemmer med særlig ansvar for sosiale medier, arrangement osv. Hvilke roller et styremedlem har handler om hvilke behov foreningen har.

Trenger dere bistand til å kartlegge hvilke behov deres forening har? Ta konakt!

God kommunikasjon er avgjørende for et styre som ønsker å jobbe effektivt, nå felles mål og sikre at alle føler seg inkludert. For å få til dette er det viktig å være bevisst på hvordan informasjon deles, hvordan man gir tilbakemeldinger, og hvordan man kommuniserer både internt i styret og eksternt med medlemmer og samarbeidspartnere.

Et styre bør tidlig bli enige om hvordan samarbeidet skal fungere, og hvilke kommunikasjonskanaler som skal brukes. Ikke alle bruker eller ønsker å bruke sosiale medier, og slike plattformer er ofte lite egnet til å holde oversikt over viktige dokumenter og informasjon.

For å sikre god internkommunikasjon kan det være nyttig å:

🔸 Bruke plattformer som alle styremedlemmene allerede bruker i hverdagen.
Da blir terskelen lavere for å holde seg oppdatert.

🔸 Etablere retningslinjer for hvordan plattformen skal brukes.
Dette hindrer at viktige meldinger forsvinner i en mengde unødvendig informasjon.

🔸 Ha et eget system for lagring av dokumenter, for eksempel Teams, Dropbox, OneDrive eller lignende.
På denne måten kan man enkelt finne igjen referater, budsjett, planer og annet viktig materiale.

NB!!

Husk alltid å ha flere administratorer på de kanalene dere velger å bruke. På den måten sikrer man at det alltid er en med tilgang til å gjøre større endringer, som for eksempel legge til nye medlemmer. I tillegg sikrer man at noen alltid har tilgang til foreningens dokumenter.

Foreningens profil og kommunikasjon på sosiale medier påvirker hvordan foreningen oppfattes, rekruttering av nye medlemmer og deltakelse på arrangementer.

🔸fokuser på én eller to plattformer og bruk dem aktivt.
🔸publiser flere ganger i uken og vær interaktiv for å holde foreningen relevant i feeden til mulige medlemmer.
🔸Sørg alltid for å ha oppdatert kontaktinformasjon lett tilgjengelig, feks. via Samskipnaden foreningsoversikt.

Vi anbefaler på det sterkeste å bruke kalenderen til Samskipnaden aktivt for å nå til studenter med arrangementene deres! Gå hit for å legge inn arrangement.

Økonomiske begreper man bør kunne for en sunn foreningsøkonomi.

Som studentforening kan det hende man er i den heldige situasjonen at man får forvalte noen penger.

Vi vet at økonomistyring kan være vanskelig for mange, derfor har vi samlet informasjon om økonomi for studentforeninger på denne siden, og håper den kan hjelpe dere med å håndtere foreningens økonomi på en god måte.

Uansett hvor pengene kommer fra brukes disse midlene til for eksempel pizza på medlemsmøter, kul merch, innkjøp av idrettsutstyr eller for å betale leie for lokalet den neste festen skal være på.

Uansett hva dere velger å bruke pengene dere får inn på er det veldig praktisk å ha stålkontroll på hvor mye penger man til enhver tid har. Altså hvor mye har vi fått inn vs. Hva har vi brukt.

Inneholder planene for bruk av midlene foreningen forhåpentligvis får inn i løpet av et år, og legges som regel som vedlegg når man skal søke penger fra for eksempel semesteravgiftsmidlene. Budsjettet legges frem og vedtas på foreningens årsmøte.

For å lage et realistisk budsjett bør man se på tidligere budsjett og kanskje mest av alt regnskap og bruke disse som mal. Om dere vet at det er endringer på inntekter eller utgifter må dere huske på å gjøre disse justeringene.

Budsjettet er foreningens økonomiske plan, og skal ikke kun brukes for å vise ovenfor støtteordninger at dere trenger penger. Det bør også tas frem av foreningens styre med jevne mellomrom, for å se om pengebruken er i henhold til foreningens planer og inntekter.

Ha et budsjett som er nok detaljert til at dere ser hvordan penger skal brukes, men ikke så mange at det blir uoversiktlig.

Tips til budsjett:

🔸Diskuter internt i styret og med medlemmer hvilke aktiviteter som skal prioriteres - Dette vil gi et mer realistisk bilde når budsjettet skal lages.

🔸Budsjett er et styringsdokument - Om dere må gjøre justeringer i løpet av året, er dette helt innafor, men det må forklares hvorfor endringene er gjort.

🔸Husk å legge inn forventede inntekter og støtte – Driftsinntekter skal inn i budsjettet! Er faktisk fasinerende mange foreninger som glemmer dette.

🔸Ha en helhetlig arrangementspott – Ikke legg hvert arrangement dere tenker å ha på et år som hver sin post - Dere bør derimot lage arrangementsbudsjett for hvert arrangement dere skal ha, med utgangspunkt i arrangementspotten i hovedbudsjettet.

Regnskapet er fasiten på faktiske utgifter og inntekter foreningen har hatt. Enten for et helt år, et enkelt arrangement eller lignede. Regnskapet kan defineres som den økonomiske rapporteringen til foreningen.

Rapporteringen bør skje regelmessig, og så ofte at dere til enhver tid har oversikt til å gjøre gode økonomiske vurderinger.

Alt som føres inn i regnskapet skal ha en dato og beskrivelse på hva pengene er brukt på. I tillegg skal dere alltid føre på beløpet og hvilke type inntekt eller kostnad det er. I tillegg skal det være bilag i form av kvittering eller tilskuddsbrev.

Tips til regnskap:

🔸Ta vare på kvitteringer, bilag, kontoutskrifter og fakturaer! Dette bør gjøres digitalt.

🔸Bruk tid på regnskapet - Vær strukturert og gjør det nøyaktig og korrekt.

🔸Grupper inntektene og utgiftene på samme måte som dere gjør i budsjettet, så slipper dere å bli forvirret når dere skal sette regnskap opp mot budsjettet.

🔸Pust med magen, regnskapet blir sjeldent helt likt som budsjettet - men dere må kunne forklare avviket.

En av grunnene til at mange synes økonomi er vanskelig eller skummelt er fordi det er mange ord og uttrykk som blir brukt, som ikke nødvendigvis brukes så aktivt i dagligtalen. Her kommer en liste som skal hjelpe dere på vei til å bli en superhelt på foreningsøkonomi!

Når det gjelder bankkonto så råder vi dere i aller høyeste grad til å opprette en egen bankkonto for foreningen. Dette sikrer at dere enkelt kan endre tilganger ved behov og skille mellom foreningens økonomi og enkeltpersonens privatøkonomi.

Det finnes flere regnskapsprogram som er tilrettelagt lag og foreninger. Gjør bare et kjapt google søk eller kontakt studentliv for bistand til å finne det som passer for dere.

Styret er ansvarlig for å ha orden i økonomien, men vi anbefaler at man har en økonomiansvarlig som hele tiden sørger for at det til enhver tid er kontroll. Selv om en i styret har denne rollen har hele styret ansvar for å forstå økonomien og drive foreningen på en forsvarlig måte.

Et regnskap viser foreløbige utgifter, mens et årsregnskap viser faktiske inntekter og utgifter for året som har gått. Det blir fasiten for foreningens pengebruk.

Et årsregnskap består av resultatregnskap, balanse og noter:

🔸Resultatregnskapet viser om du har gått med overskudd eller underskudd for året som har gått.

🔸Balansen viser på den ene siden eiendeler, på den andre siden egenkapital og gjeld dette skal gå i null, altså balansere.

🔸Til slutt har vi notene, notene forklarer eller gir tilleggsinformasjon til de ulike poster i regnskapet. Disse kan for eksempel forklare til semesteravgifts komitéen at foreningen per dags dato sitter på egenkapital grunnet planlagte investeringer i utstyr – på den måten slipper man kanskje å bli kuttet i bevilgning.

Kvitteringen skal oppbevares sammen med utskriften fra banken, for eksempel gjennom å stifte den fast til den. Evt. bruke bilagsskjema. Et bilagsskjema er:

🔸Informasjonen om hvorfor det er brukt penger, den er det medlemmene i foreningen som sitter på.

🔸Den vanligste måten å holde styr på dette på, er at vi skriver på kvitteringen eller fakturaen hva det gjelder.

🔸For eksempel «kamera til studentparlamentet». Eller, om man har en kvittering for kaffe man har kjøpt, så skriver man på om det er kaffe til medlemsmøte, eller kaffe til bruk på stand, eller kaffe til en annen anledning.

🔸Bilagene til regnskapet er det vanlig å nummerere fra 1 og oppover hvert år (fra den første transaksjonen på konto til den siste for året) og å samle i en perm, slik at vi kan gå tilbake og sjekke dem.

🔸For at foreningen skal ha ekstra kontroll over at pengene har gått til det de faktisk skal gå til, er det vanlig at den som er ansvarlig signerer på bilaget, gjerne sammen med minst en person til som går god for at dette er en legitim inntekt eller utgift.

Grunnlaget for kontoene i regnskapet vårt er bilagene nevnt ovenfor. Når vi skal trylle bilagene om til et regnskap, så fører vi dem inn i det vi kaller en posteringsjournal.

I posteringsjournalen skal vi skrive inn hvilken dato transaksjonen har funnet sted, hva transaksjonen rent faktisk er for noe, hvor mye penger det gjelder, og til hvilken konto i regnskapet den skal debiteres og krediteres på.

Enkelt forklart betyr det at alt som føres inn på en konto i regnskapet skal føres ut av en annen konto i regnskapet.

PLUSS = DEBET og MINUS = KREDIT

I balansen så forteller debitsiden noe om hva vi eier. Det betyr at når foreningen vår får inn penger på bankkonto, så skal de debiteres der. Når penger går ut, så skal de krediteres bankkonto.

I resultatregnskapet, så forteller alltid kreditsiden noe om inntekter, og debitsiden noe om hvilke utgifter vi har hatt.

En liten studentforening trenger ikke nødvendigvis et faktureringsprogram, men om foreningen deres fakturerer mye bør man vurdere å ta noe slikt i bruk.

Dere kan fint lage en enkel faktura selv. Denne skal isåfall inneholde:

🔸Fakturanummer

Første faktura skal ha nummer 1, andre er nummer 2 osv. for eksempel 2025-01

🔸Dato
🔸Foreningens navn
🔸Foreningens org.nr
🔸Beskrivelse av tjenesten
🔸Avgiftssats (mva) med beløp i NOK

Om dere søker på fakturamal på nettet så finner dere flere forslag som kan brukes til inspirasjon.

Er en oversikt over alle regnskapskontoene en forening bruker. Dette må ikke forvekslet med bankkontoer. Kontoplanen brukes for å ha oversikt over hva vi bruker pengene våre på.

En relativt standard kontoplan for en liten studentforening kan for eksempel se slik ut:

DRIFTSINNTEKTER
1 Semesteravgiftsmidler
2 Medlemskontingent
3 Andre inntekter

KONTORUTGIFTER/UTSTYR
4 Kontorutgifter
5 Abonnement / forsikring
6 Diverse utgifter
7 Innkjøp av utstyr

REISEUTGIFTER
8 Reisekostnader

MØTEUTGIFTER
9 Møteutgifter (servering o.l)

PROSJEKTER, AKSJONER, ARRANGEMENTER & PR
10 Aksjoner/prosjekter/stand o.l
11 Promotering
12 Arrangementer

FINANSINNTEKTER
13 Renteinntekter bank

FINANSKOSTNADER
14 Betalingsgebyr bank

ÅRSRESULTAT
15 Årsresultat

Har du spørsmål knyttet til økonomi, kan du ta kontakt med studentliv, så hjelper vi deg!

Trenger du en standard regnskapsmal, finner du det her!

Daglig drift av foreningen

Styrearbeid

Styrets overordnede oppgaver:

Kommunikasjon

Økonomihåndtering

💰Vi har fått penger, hva gjør vi nå?

De vanligste spørsmålene vi får fra studentforeninger angående økonomi: