Slik blir foreningen din klar til StudEXPO

StudEXPO er en viktig del av DebutUKA, og er dagen da vi samler alle relevante studentaktører og organisasjoner på Campus for å vise nye student at Tromsø har mer å by på enn skole og lesing. For studentorganisasjonene er det en ypperlig mulighet til å vise seg fram på stand, samt verve nye medlemmer. Årets StudEXPO er fredag 17. august mellom kl 11.00-14.00 på campus (Solplassen).

Her får du en liten guide til hvordan gjøre det best mulig på StudEXPO for din studentorganisasjon!

FØR StudEXPO

  1. Sett et mål

Bli enige om hvorfor dere skal ha stand og sett et mål for dagen. Kanskje ønsker dere å rekruttere nye medlemmer, og har et mål om å snakke med 30 personer hver.

  • Planlegg standen

Planlegg så hvordan standen skal se ut. Hva trenger dere av utstyr, og hvem har ansvar for å ordne det? Sørg for at alt er klart i god tid. Det er en dårlig idé å printe brosjyrer en time før dere skal være klar på standen. Her er noen eksempler:

  • * Informasjonsmateriell.
  • * Plakater, tape, tusj
  • * Noe å by på. Saft og mariekjeks? Gulrot? Kaffe?

* Konkurranser og annet som engasjerer er alltid morsomt.

  • Sørg for god informasjon

Det er viktig at potensielt nye medlemmer klarer å komme i kontakt med dere. Pass på at Facebookside, UiTs oversikt over studentorganisasjoner, kanskje egen nettside, er oppdatert med riktig kontaktinfo.

Lag informasjonsmateriell til standen. Tenk på hvilken type dere skal ha: Brosjyre? Flyer? Avtal hvordan de skal se ut, hvem som designer, hvem som printer, hvor mange dere trenger, når de skal være ferdige osv.

Informasjonsmateriellet og nettsidene deres bør minst gi svar på 1. hvem dere er, 2. hva dere driver med, 3. hvordan man kan bli med i foreningen og 4. hvordan komme i kontakt med dere.

Planlegg oppstartsmøte eller informasjonsmøte i etterkant av StudEXPO.

  • Fordel ansvar – husk å bemanne godt

Standen består først og fremst av folk, så sett en god plan for bemanning. Snakk om hvordan dere gjør en best mulig jobb for å nå målet for dagen. Husk å avtale hvem som gjør hvilke forberedelser.

 

UNDER StudEXPO

  • Kom tidlig

Vær ute i god tid. Det tar ofte lenger tid enn man tror å få på plass alt av ustyr. Om dere blir tidlig ferdige, kan dere bidra til å skape et godt arrangement ved å hjelpe de andre.

  • Vær aktiv

Ikke gjem dere bak standen og ikke bruk all tid på å snakke med hverandre. Gå ut blant studentene og fortell om foreningen. Vis hva dere holder på med. Husk på hva som er målet for dagen – det kan være en god motivasjon.

  • Smil og del

Smil. Del ut informasjon. Snakk med studentene. Ha gjerne en liste der interesserte kan skrive kontaktinformasjon. Spør hva de er opptatt av. Kanskje kan dere hjelpe dem å komme i kontakt med andre foreninger.

Vær gjerne aktiv i sosiale medier. Bruk emneknaggen #studexpo

  • Rydd opp

Rydd opp etter din stand og hjelp andre med å rydde!

 

ETTER StudEXPO

  • Evaluer standen

Hva var bra, hva burde gjøres bedre neste gang? Var det noen som hadde en fin stand eller andre ideer som dere ble inspirert av? Var dere godt nok forberedt? Fikk dere noen spørsmål eller kommentarer som kan være lurt å ta med seg?

  • Ta kontakt

Var det noen dere lovet å ta kontakt med i etterkant? Husk å følge dem opp. Sørg for at de har den informasjonen de trenger om din forening og infomøte eller oppstartsmøte.

  • Vær synlig

Fortsett å være synlig. Minn studentene på at dere finnes. Husk at StudEXPO og DebutUKA er en tid med mange inntrykk for nye studenter. Da er det lett å forsvinne ut av pannebarken.

Inviter til møte for nye medlemmer.

Gjennomfør møte

Lykke til!