Personvern

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss for en av disse årsakene:

• Du har søkt bolig eller barnehageplass hos oss
• Du har opprettet medlemskap for trening hos oss
• Du har handlet på kreditt i våre kafeer
• Du har sendt oss en klage
• Du har bedt om informasjon om våre tilbud
• Du har bedt om innsyn etter personopplysningsloven
• Du har meldt deg på et kurs eller et seminar
• Du har søkt eller benyttet deg av Studentrådgivinga eller studenthelsestasjonen
• Du har meldt deg på treningstimer
• Du har benyttet vår bolig-app
• Du har søkt jobb hos oss
• Du jobber hos oss
• Du bor hos oss og trenger hjelp, reparasjoner, og liknende
• Ditt barn har barnehageplass hos oss
• Du mottar helsehjelp
• Du har meldt deg inn i vårt fordelsprogram
• Du har opprettet brukerkonto på “MinSide” (Samskipnaden.no)
• Du har satt dine personlige preferanser på “MinSide”

Vi får også opplysninger indirekte av følgende årsaker:
Vi har bedt en virksomhet om en redegjørelse og dine opplysninger fremkommer i redegjørelsen

• En avviksmelding kan inneholde opplysninger om deg
• En klage eller veiledningssak kan inneholde opplysninger om deg
• Opplysninger om deg blir lagret i forbindelse med en tilsynssak
• Vi mottar opplysninger om deg fra et myndighetsorgan
• En ansatt har angitt deg som nærmeste pårørende
• En jobbsøker har angitt deg som referanse

Vi deler dine personopplysninger:

• Ved lovpålagte krav og oppgaver – NAV, politi, skatt barnevern
• Samarbeidsparter som bidrar til å overholde våre forpliktelser – bank, forsikring, pensjon, fagforeninger, UiT, systemleverandører
• I andre sammenhenger – kun etter samtykke med deg.

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til post@samskipnaden.no, eller ved å kontakte oss på annet vis. Du har krav på tilbakemelding uten ugrunnet opphold, og senest 1 måned etter mottak av anmodningen.

Innsyn i egne opplysninger:
Du kan be om innsyn i opplysninger vi behandler om deg.
Les mer om retten til innsyn

Korrigering av personopplysninger:
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger

Sletting av personopplysninger:
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting

Begrensning av behandling av personopplysninger:
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning

Protestere mot en behandling av personopplysninger:
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere

Dataportabilitet:
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger:
Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Dette kan du gjøre direkte til oss via post@samskipnaden.no eller du kan klage direkte til Datatilsynet.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jfr. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på samskipnaden.no.

"Feed AS er Samskipnadens databehandler, leverandør og utvikler for samskipnaden.no. Ved opprettelse av konto på «MinSide» gir brukeren Samskipnaden rett til å lagre brukerens informasjon på Samskipnadens database. Informasjonen brukeren deler med Samskipnaden vil for eksempel være: favoritter lagret på samskipnaden.no, navn, e-post, telefonnummer. Ved gitt samtykke på «MinSide» henter Samskipnaden informasjon om kjøp og bruk av Mat & Drikkes fordelsprogram, og/eller kjøp, aktivitet og historikk ved bruk av Kraft Sportssenter. Informasjon fra Kraft Sportssenter hentes fra konto opprettet av bruker på kraftsportssenter.no, tjenester levert av Exceline og iBooking. I tillegg vil Samskipnaden lagre informasjon om brukerens studentstatus og studiested om brukeren har logget seg inn i Feide.

Retail Solution AS er Samskipnadens leverandør og databehandler av brukerdata i kassasystemet RSPOS. Brukere blir registrert i Retail Solutions database når de melder seg inn i Samskipnadens fordelsprogram. Registrering krever godtatt samtykkeerklæring på brukerens «MinSide». Ved å benytte fordelsprogrammet lagres informasjon vedrørende kjøp, bruk av QR kode (medlemskort), hvor kjøpet har funnet sted og tidspunkt for kjøp, både i Samskipnaden og Retail Solutions databaser. Navn og personopplysninger om brukeren blir ikke lagret i Retail Solutions brukerdatabase. Brukeridentifiseringen mellom tjenestene skjer via webtokens fra Samskipnadens database til Retail Solutions system.

iBooking AS er Samskipnadens leverandør av medlemsinformasjon fra Kraft Sportssenter til MinSide. Ved å gi samtykke til bruk av «Min trening» på MinSide gir du tillatelse for å hente inn din medlemsskapsinformasjon fra Kraft Sportssenter og iBooking. Vi benytter innsamlet data for å presentere din medlemskapsinfo på MinSide, gi tilrettelagte tilbud og forbedrede våre tjenester. Bruker gir samtykke til å hente brukerens kontoinformasjon fra Kraft og iBooking, lagre og presentere besøk, betaling og medlemsskapsinformasjon. Samt analysere treningsdata fra Kraft og iBooking for utvikling av bedre tjenester og tilrettelagte tilbud på Samskipnaden.no.

Ved samtykke til å motta tilbud og nyheter på epost vil Samskipnaden markere brukerens epost som mottaker av markedsføringsepost fra Samskipnaden. Brukere som ikke samtykker til tilbud og nyheter på epost vil ikke motta markedsføringseposter.

Twilio brukes til å sende ut 2-faktor verifiseringskode via SMS for å bekrefte en brukers mobilnummer. Dette er for å sikre en brukers tilgang til sine data til “MinSide” på Samskipnaden.no. Twilio får tilgang til brukernes telefonnummer med det formål å sende ut en verifiseringskode. Les om Twilio sine samsvar med personvern: https://www.twilio.com/gdpr.

Ved registrering av konto på «MinSide» samtykker brukeren også at Samskipnaden kan benytte seg av brukerens aktivitet, informasjon og detaljer for å tilby brukerprofil på samskipnaden.no, og hente ut og sammenstille informasjon for videreutvikling av tjenestene.

Brukerens konto på “MinSide” og Samskipnadens fordelsprogram vil anonymiseres når brukeren ikke lengre har en aktiv Feide konto eller har valgt å slette kontoen på “MinSide”. For brukere av kraftsportssenter, boligtjeneste og de øvrige tjenestene er det egne retningslinjer for lagring av data og sletting av konto.

Samskipnaden vil ikke selge bruker- og personlig informasjon til eksterne selskaper/organisasjoner.

Søk i vår hjemmeside www.samskipnaden.no:
Samskipnaden lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i aggregert (samlet) form i en egen database. Søkeord som lagres kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene. Søkeordene vil lagres, og se statistikk, over søkeord. Samskipnaden lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter på våre nettsteder.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.

Påmelding til grupper og kurs arrangert av Samskipnaden:
På samskipnaden.no kan du melde deg på grupper og kurs i regi av Samskipnaden. Påmelidngen skjer i et system for kurspåmelding, levert av Affy AS. Les mer om Kurspåmeldingen sist i dokumentet.

Bestilling av catering
På samskipnaden.no kan brukere bestilling catering gjennom å fylle ut et Microsoft Form skjema, utviklet av Samskipnaden. Microsoft Form skjemaet er utviklet i Samskipnadens interne Office 365. Når et skjema er registrert i våre systemer, sendes en epost til ansvarlig kjøkkensjef, cateringansvarlig og konsulent ved Mat og Drikke for håndtering av bestilling og evt fakturering. Bestilling blir oppbevart i eposten catering@samskipnaden.no, og slettet fra Microsoft Form skjema 1 år etter bestillingstidspunkt. Samskipnaden oppbevarer bestilling for å kunne analysere større tendenser i bestillingstrender og behov hos kunden.

Levelup 2.0 er Samskipnadens databehandler for kraftsportssenter.no, og er vår leverandør og utvikler av nettstedet. Level Up 2.0 er også driftsleverandør til kraftsportssenter.no.

Ibooking AS er vår leverandør og utvikler av tjenesten booking av gruppetimer og innmelding av medlemskap på nettsiden. Exceline er vår driftsleverandør for kjøp og håndtering av medlemskap til våre treningssenter.

View AS er Samskipnadens databehandler for studentbolig.samskipnaden.no, og er vår leverandør og utvikler av nettstedet. Dette er en applikasjon der studenter kan registrere sin boligsøknad. Personopplysningene registreres av søkeren selv, og vil senere inngå som del i en avtale som søkeren selv er part i.

Våre beboere har en egen personvernerklæring

Leietakere i studentbolig:
Ved å undertegne husleiekontrakt gir leietakeren Samskipnaden rett til å behandle og lagre persondata.

Telefoni / Skype:
Skypesamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i Skype for business. Telefonnummer, tidspunkt og varighet lagres i vår telefonsentral. Loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, og danner grunnlag for statistikk på aggregert (samlet) nivå. Etter en måned slettes info i CDR (lagring i sanntid). Komplett logg slettes etter tre måneder. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler der innringer kan identifiseres.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet.

E-post og skriftlige meldinger i Skype for business:
Samskipnaden benytter Microsoft Outlook E-post; Microsoft Teams- ogSkype for business som daglige arbeidsverktøy. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler, e-postutveksling og samtalelogger, og er en del av en saksbehandling, kan bli lagret i sak- arkivsystemet (se eget punkt om «Saksbehandling og arkiv»).

Alle ansatte er ansvarlige for å slette e-postmeldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratredelse slettes e-postkonto. Relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer før fratredelse.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Formål: Samskipnadens ansatte benytter Microsoft Teams, Skype og e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Formålet er å ha et velfungerende arbeidsredskap mellom oss og våre kunder.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter.

Formålet med kameraovervåking er å beskytte ansatte, forebygge hærverk, ran, tyveri og andre kriminelle handlinger, samt utvidet sikkerhetskontroll av inngangsdører.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å beskytte ansatte, forebygge hærverk, tyveri, ran, at uønskede personer kommer seg inn i lokalene, samt andre kriminelle handlinger.

Kamera i MIX-Campus:
MIX-kioskens utforming gir utfordringer med å holde oversikt over hele lokalet til enhver tid. Vi benytter derfor flere kameraer i våre lokaler. Et av dem driftes av UiT-Norges arktiske universitet, og de fire andre driftes internt. De interne kamera viser bare sanntid (akkurat nå) med lyd, og har ikke opptaksmulighet.

Monitor for de interne kamera er montert på butikksjefens kontor, og viser kioskens lokaler fra ulike vinkler.

Det siste kamera tar opp bilde, men ikke lyd. Opptak slettes automatisk etter 7 døgn. Det et 2 personer ved BEA-UiT som har tilgang til og kan ta ut opptak. Opptakene utleveres ikke til andre en politi/påtalemyndighet og da kun mot utleveringsbegjæring fra påtalemyndighet eller domstoler.

Nokas har ikke ansvar for kamera ved UiT. De har likevel tilgang til live-bilder i forbindelse med tjenesten. De har også mulighet til å se opptak fra periode før en hendelse eller avvik slik at de eksempelvis kan få et bilde av eventuell(e) gjerningsperson(er) det skal søkes etter. Nokas kan ikke ta ut/lagre opptak. De er også gjort oppmerksom på at stor varsomhet skal vises når ITV-anlegget brukes.

Kamera på Kraft sportssenter og Elverhøy studenttreningssenter Tromsø:

Treningssenteret Elverhøy er i noen perioder ubemannet.

Kraft sportssenter og Elverhøy studentidrettssenter har kamera uten mikrofon/lyd ved adgangskontrollerte plasser samt noen dører/innganger i fasaden. Bildet viser hvem som passerer inn og ut på de aktuelle stedene. Disse kan vises i sanntid og har opptaksmulighet.

De som jobber i resepsjonen på Kraft sportssenter har tilgang til å se dørene på Elverhøy studenttreningssenter ettersom dette senteret er helt ubemannet. Kraft sportssenter har begrenset tilgangen til monitor til kontor for Avdelingsleder og Idrettsrådgiver. Opptaksenhetene er plassert på et sikkert sted, med egen nøkkel og opptaksenhetene er tilgangsbeskyttet. Avdelingsleder har tilgang til opptakene. Opptakene slettes/overskrives automatisk etter 7 dager. Opptak utleveres ikke til andre en politi/påtalemyndighet med utleveringsbegjæring fra påtalemyndighet eller domstoler.

Kamera – Trening og «private» områder:
Studentidretten overvåker utelukkende adgangskontrollerte områder. Områder som garderober, treningsarealer eller andre plasser hvor man kan forvente privatliv og diskresjon, overvåkes ikke.

Kameraovervåking på Kraft treningssenter Narvik:
Senteret har kamera uten mikrofon/lyd ved inngangsdør, og 5 kameraer i treningslokalene.

Ansatte i resepsjonen på senteret har tilgang til å se alle kameraene. Opptak gjøres i resepsjonen. Det per i dag 3 ansatte, som er opplært og har tilgang til å se opptak.

Ansatte:
Samskipnaden behandler opplysninger om ansatte for å ivareta alle sider av et ansettelsesforhold. Her registreres som et minimum grunndata (navn, personnummer, adresse, telefonnummer og e-postadresse). I tillegg registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteopplysninger, og fagforeningstilhørighet, opplysninger om pårørende, fraværsoppfølging, forsikrings- og pensjonssaker. Opplysningene hentes fra virksomheten, offentlig myndighet og den ansatte selv.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b). Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i samt ivareta et ansattforhold.

Nødvendige og lovpålagte personopplysninger utleveres til offentlige instanser og samarbeidsparter i forhold til NAV, politi, skatt, ligning, namsfogd, bank, forsikring, fagforening, pensjon og liknende for å ivareta ansattes interesser og/eller overholde offentlige pålegg.

Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og den nye personopplysningslov. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Personalmappen blir ryddet for innhold som ikke lenger er relevant ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen begrenses til tjenstlig behov.

Jobbsøkere:
Samskipnaden benytter Webcruiter.no som jobbsøkersystem.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Det er kun den som får jobben som overføres til interne systemer for ansatte. De øvrige søknader slettes automatisk etter 6 måneder.

Logging:
Samskipnaden har alminnelige sikkerhetslogger i fagsystemene, som superbruker/leder har delegert ansvar for. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre samskipnadens personopplysninger mot uautorisert innsyn, eller innsyn uten tjenstlig behov.

Samskipnadens bruk av databehandlere:
Norges arktiske universitet bidrar i driften av en stor del av våre systemer, som flere servere, filserver, e-post, Skype, active directory, vaskeriserver, fagsystem bolig, vaktselskap, intranett, tilgangsrettigheter UiTs bygg og noen av nøkkelsystemene ved boligene.

Drift av fagsystemer er overlatt systemleverandørene ved overgang til skyløsninger. Alle våre leverandører er forpliktet til å jobbe i henhold til den nye personvernforordning og personopplysningslov og ha underleverandører i samsvar med lovgivningen.

UiTs drift av Samskipnadens IT-behov medfører i noen tilfeller at navngitte ansatte ved UiT har tilgang til personopplysninger i noen av våre systemer. I andre tilfeller må vi gi tilgang til dem eller leverandører via delt skjerm, fjerntilgang, oppmøte og liknende ved behov for bistand.

Brudd på personopplysningssikkerheten:

Samskipnaden har utarbeidet rutiner for varsling til datatilsynet dersom det skulle oppstå brudd på personopplysningssikkerheten.

Rutinen følger regelverket om snarlig varsling og senest innen 72 timer i hht Lov om behandling av personopplysninger, Artikkel 33.

Saksbehandling og arkiv

Samskipnaden bruker Business360 arkiv- og saksbehandlersystem til lagring av dokumenter. Systemet er en skytjeneste som leveres av Tieto.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon og dokumentasjon avhengig av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen, GDPR og den nye personopplysningsloven.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Ivaretakelse av rettighetsdokumentasjon for enkeltindivider samt virksomhetsvesentlige dokumenter.

Brukere av Samskipnadens fordelsprogram:
Retail Solution AS er Samskipnadens databehandler for brukerkontoer i RSPOS Backoffice, Feed AS er Samskipnadens databehandler på Samskipnaden.no

Registrering av brukerkonto i Samskipnadens fordelsprogram skjer gjennom registrering på Samskipnaden.no «MinSide» og gitt samtykke til «Mine fordeler».

Samskipnaden behandler personopplysninger som er nødvendig for registrerte brukere, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning i forhold til avtale om bruk av Samskipnadens fordelsprogram. Samskipnaden deler ikke personopplysninger med Retail Solution, identifisering foregår via en identifikasjonskode som kan identifisere brukerne i Samskipnadens database.

Brukere av Samskipnadens barnehager:
Opptak skjer gjennom kommunenes barnehagesystemer, og følger kommunens retningslinjer.

Samskipnaden behandler personopplysninger i hht artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtale om barnehageplass inngås.

Personopplysninger behandles også etter annen lovgivning og er pålagte krav fra offentlige etater.

Brukere av Samskipnadens helsetjenester:
De tjenestene som faller innunder helselovgivningen (pasientjournalloven) behandles i henhold til denne lovgivningen, og holdes adskilt fra Samskipnadens øvrige data.

Bruk av rådgivningstjenester og kurs, krever at den registrerte gjennom avtale/kurspåmelding gir samtykke til at Samskipnaden samler inn personopplysninger.

Bruker av Helse & rådgiving, og Studentlivs kursbookingstjeneste:

AFFY er Samskipnadens databehandler og leverandør for Helse & rådgivning, og Studentlivs kursbookingssystem . Dette er en webbasert tjeneste der studenter kan melde seg på kurs Samskipnaden tilbyr. Ved å delta på kurs, vil personopplysninger gitt på registreringstidspunkt bli oppbevart i inntil 90 dager etter kursslutt, deretter vil persondata anonymiseres for historisk rapportering. Ved påmelding til Samskipnadens kurs må den registrertegi samtykke til at Samskipnaden samler inn nødvendige personopplysninger.